Embora definir seus objetivos e resultados principais (OKRs) possa parecer uma tarefa desafiadora por si só, o valor real dos OKRs vem por meio dos check ins (reunião) monitoramento dos resultados regulares.
Com as reuniões de check in do OKR, você começa a ver como o trabalho diário afeta seus objetivos e resultados-chave.
Mas, como conduzir essas reuniões do check in? Nesse artigo veremos as principais dicas para conduzir reuniões check in, além de exemplos para ficar mais claro!
O que é o check in do OKR e quando fazer?
O check in OKR é uma cerimônia curta para verificar os resultados do OKR, que os times devem realizar frequentemente.
O objetivo do check in não é engessar a gestão de resultados, nem adicionar mais reuniões às agendas, o que é a preocupação de muitos líderes, mas garantir que os times atuem de fato na direção dos objetivos e resultados projetados.
Por isso, a dinâmica é fundamental para o alinhamento no time.
No caso dos OKRS estratégicos (organização), o check in pode ser feito mensalmente, pois os OKRs são definidos anualmente.
Porém, como os OKRs das equipes são definidos em ciclos trimestrais, precisamos de um acompanhamento mais constante e é mais comum que os check ins sejam feitos semanalmente.
Como é necessário ter disciplina, o ideal é que as equipes definam um mesmo dia da semana e hora para que a cerimônia ocorra de forma recorrente.
Abaixo, temos algumas dicas para conduzir o check in OKR e tornar a equipe mais produtiva.
8 dicas para conduzir uma boa reunião de check in
1) Foco no OKR
A reunião de check in tem como único objetivo atualizar o resultado do OKR. É uma reunião bem simples e de curta duração.
Um ponto importante é que o time deve vir preparado para o check in, com as informações sobre os resultados bem alinhadas e com clareza do que foi feito até ali.
É comum reuniões de check in demorarem muito tempo, porque as equipes não vão preparadas para o rito e se perdem procurando as informações no momento do check in, ou falando sobre outros assuntos.
2) Disciplina é tudo
É comum, principalmente no início, que o check in não ocorra com a frequência correta. Portanto, deve haver uma cobrança para que ele aconteça.
Como se trata de ter disciplina, o ideal é que a equipe defina um mesmo dia da semana para que o rito ocorra de forma recorrente.
Por exemplo, uma equipe comercial, que faz o check in semanalmente, realiza o rito todas às sextas-feiras às 17h.
Isso ajuda a engatar o ritmo e estabelecer o ritual. Assim, com o passar do tempo, as equipes percebem que essa disciplina com o check in OKR é que vai garantir a execução e o sucesso dos resultados.
3) Envolva todo o time ou a maior parte dele
Como o OKR é uma metodologia colaborativa, é importante que todo o time participe dos check ins e seja instigado a encontrar caminhos para atingir o melhor resultado possível.
Se a sua equipe é muito grande e parar todo mundo para o rito do check in for totalmente inviável por implicar em parar toda a operação, por exemplo, estabeleça uma rotina de fazer isso com parte da equipe em semanas alternadas.
Nesse sentido, é possível pedir para que os colaboradores que participaram em uma semana, compartilhem a discussão com os que não puderam participar.
Dessa forma você consegue envolver todos no OKR e ainda faz com que a própria equipe promova a cultura de resultados no seu time.
4) O check in não deve depender do líder do time
Se você, líder, se ausentar por algum motivo ou sair de férias, o que acontece com o OKR da equipe e com o Check in?
Já vimos inúmeros casos em que nessa situação, o check in não ocorreu. Empodere alguém do seu time ou toda a sua equipe para que o rito aconteça, independente da sua presença. O OKR é da equipe e do negócio, não do líder.
5) Não houve evolução no resultado. Preciso fazer check in?
O ideal é que seja feito mesmo assim, pois isso também promove a transparência e alinhamento.
Se você usa uma ferramenta para gestão dos OKRs, por exemplo, e essa for a situação, quando você não a descreve na ferramenta, a única coisa que fica visível é que o check in não foi feito.
Isso pode refletir uma indisciplina com o rito, ou que o time não está trabalhando focado no OKR. Se não houve resultado na última semana, faça o check in da mesma forma, explicando rapidamente o que houve e quais serão as ações para reverter esse cenário nos próximos dias.
6) O aculturamento no OKR leva tempo
Um motivo a mais para você incentivar e cobrar check in de OKR em dia!
7) Tenha um ritual de acompanhamento que envolva todos os times
Vamos imaginar que sexta-feira é o dia que cada líder faz o check in com o seu time. Até aqui, tudo vai bem.
Mas como saber se todos os times estão indo bem? Quais são os obstáculos e dificuldades das equipes? Quais resultados estão em risco e necessitam de ajustes? E como podemos corrigir os rumos, se não temos um momento para revisar?
Uma agenda de revisão dos OKRs em que todos os líderes participem e possam sinalizar o vai ajudar a propor soluções de forma colaborativa, manter o foco no melhor resultado possível e garantir o alinhamento. Ter essa agenda na metade do trimestre/ quarter, pode ser um bom começo. Depois, você pode ter essa agenda mensalmente.
8) Exemplo de um check in de um time de Marketing
Imagine um time de marketing com o seguinte OKR:
🎯 Objetivo: Lotar o funil de vendas
🔑 Resultado chave 1: Gerar 3 mil leads qualificados
🔑 Resultado chave 2: Capturar 1.500 prospects através de landing pages
🔑 Resultado chave 1: Gerar 500 MQLs através do site
Temos então o objetivo: Lotar o funil de vendas. Agora, vamos fazer o check in do resultado chave 1: Gerar 3 mil leads qualificados:
- Qual o resultado buscado?
Gerar 3 mil leads qualificados.
- Como eu deveria estar hoje em relação ao resultado?
Seria ideal que tivéssemos gerado 1000 leads qualificados até o momento.
- O que foi feito até o momento e quais os resultados obtidos?
Fizemos X campanhas e lançamos 1 conteúdo rico, o que gerou mais tráfego e aumentou a quantidade de leads gerados em X%
- Quais foram as principais dificuldades encontradas?
Devido a outras demandas que surgiram, tivemos dificuldade em focar nesse KR.
- O que faremos durante essa semana e qual o resultado esperado?
Temos programado 2 postagens no blog que devem impactar na geração de leads.
